あなたの会社の重要なレポートが様々なフォーマットで構成されていたとしたら、それを扱うのは時にとても煩わしいことです。同様に、複雑なデータを包括的で解釈可能、加えて会社承認の形式にエクスポートしなければいけない場合、データの管理者にとってとても大変です。このような場合には適切な方法と時間配分、また適切なゴール設定をすることが重要です。今回この記事では、サービスナウのデータエクスポートにおいてよく起こりやすい課題に焦点を当ててご紹介いたします。
企業データの変化
１５年ほど前までは、データエクスポートのフォーマットはそんなに多くありませんでした。データ自体も最近のものと比べると大きくなく、複雑でもありませんでした。したがって、指定されたフォーマットにデータをエクスポートすることはそれほど難しいことではありませんでした。しかし近年では、データが大きく、複雑になり、日常的なデータの管理及び運営上における課題が増えています。さらにはフォーマットの多様化が進み、管理者にとっては最適なフォーマットを選ぶことがより困難になってきています。加えて厄介なのが、一つ一つのフォーマットに存在するエクスポートの制限とその後のパフォーマンスです。ではほとんどの組織が直面しているサービスナウのデータエクスポート時の最も起こりやすい課題を見てみましょう。
レコード数の制限
サービスナウはExcel、CSV、XML、PDF、JSONなどの様々なフォーマットタイプを提供しています。これらのフォーマットにエクスポート出来るレコード数にはそれぞれ制限があります。サービスナウではユーザーがエクスポートの制限を設定できるテーブルが用意されています。ユーザーがその設定を行わなかった場合、デフォルトの制限が設定されます。
例えば、デフォルトの制限が10,000と設定されていた場合、ユーザーがその制限を100,000まで引き上げて設定すると、100,000分のデータがエクスポートされます。サービスナウではユーザーの要件に基づいて制限が設定できるようになっていますが、ここで問題となるのがパフォーマンスです。エクスポートの上限が高ければ高いほどパフォーマンスは低くなります。エクスポートの制限は自由に設定できますが、ユーザーにとって、自分で制限を設定してより多くのエクスポートを可能にした方が良いのか、それともデフォルトの制限を設定してより高いパフォーマンスを可能にした方が良いのか、どちらを取る方が良いのかわからなくなってしまいます。
制限を上回った場合
また、エクスポートするレコード数が制限を上回ってしまった場合には同じように問題が発生します。例えば30,000レコードをエクセルにエクスポートするとします。その場合、エクセルのデフォルト制限数は10,000なので、10,000のレコードしかエクスポートされません。
データセキュリティ
データのセキュリティは、問題ではありませんがユーザーにとって頭に入れておくべき点です。データの重要性を考えると、エクスポートは安全かつ確実に行われることが不可欠です。このセキュリティ面に対し、サービスナウは特定のサポートを提供し、ファイアウォール上でのデータの統合及び管理におけるトラフィックの管理を可能にしています。統合は、HTTPの代わりにHTTPSを介してやりとりし、送信されたデータのチャンク全体の暗号化が可能です。シングルサインオンと相互認証システムによりシステムは特定のセキュリティを確保し、ユーザーがリクエストしたデータの閲覧をすることを許可します。さらにはアクセス制御リストを介して制限を追加することができ、高セキュリティプラグインの容易化により、さらに厳しいセキュリティ基準を確立することが出来ます。
もしもこれらのようなサービスナウのデータエクスポートの課題に直面しているなら、お気軽にフィデルのサービスナウカスタマーサポートにご連絡ください。
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